A Parte Económica no Planejamento de Eventos
March 2012
A cada ano, as nações ao redor do mundo competem por grandes eventos. Estes eventos podem ser desde eventos esportivos a eventos políticos, de grandes convenções até festas religiosas. Em todos os casos, e apesar dos seus diferentes temas, estes eventos são julgados não apenas pela sua qualidade, mas também pelo sucesso ou fracasso dos aspectos económicos associados ao evento. Não importa o que chamamos de evento e qual o seu propósito, um evento é um negócio e a localidade que opta por ignorar o seu lado comercial, no final irá sofrer não apenas com o fracasso económico, mas também terá que lidar com a publicidade negativa e a rotatividade de funcionários. Para ajudá-los a focar nos negócios associados aos grandes eventos, o Todo Turismo oferece as seguintes sugestões:
- O sucesso de um evento depende da capacidade de gerenciamento de eventos para integrar as diversas partes que o integram. Grandes eventos precisam ser planejados com muito tempo de antecedência. Apesar do fato de parecerem simples, as localidades precisam começar a se preocupar com tudo, desde o atendimento ao cliente até a segurança do evento. Cada um dos componentes de um evento precisa ser integrado de forma que todos os aspectos do evento interajam de um modo uniforme e preciso.
- Empregue grandes estratégias de gestão de segurança e risco no turismo. Certifique-se de listar tudo o que pode dar errado e, então, desenvolver um plano baseado em modelos de probabilidade. Uma boa segurança de eventos significa proteger não só os participantes e o local do dano físico, mas também se preocupar com a viabilidade econômica do evento e sua reputação. Eventos internacionais não são apenas um alvo para o terrorismo, mas também pode se tornar um lugar onde as doenças e pandemias podem se espalhar rapidamente.
- Faça planos de longo prazo em vez de curto prazo. Se o evento vai exigir construção especial, como uma vila olímpica ou melhoria da rede de transporte então precisará de um planeamento a longo prazo. Os megaeventos podem fornecer aos locais a oportunidade de promover o desenvolvimento da sua infra-estrutura. Desenvolver essas melhorias de infra-estrutura garante que a população local, as forças de segurança locais e os grupos que estão preocupados com o impacto ambiental e as questões de embelezamento são parte de um esforço coordenado. O que é essencial lembrar que é possível usar os recursos dos eventos de forma tão negativa que, na fase pós-evento, não haverá um bom legado ou as autoridades locais podem usar o evento como um estímulo para a renovação económica.
- Existem vários mercados para os grandes eventos. Muitas entidades de turismo assumem que grandes eventos têm um único mercado. Nada poderia estar mais longe da verdade. Quando comercializar um grande evento ou qualquer evento, considere que tem os seguintes mercados: (1) a mídia não é apenas uma forma de mercado, mas também um mercado. Conseguir que a mídia tenha uma atitude positiva com relação ao seu evento requer uma estratégia de marketing. (2) a população local é um segundo mercado. São pessoas que, embora não sejam diretamente responsáveis pelo evento, são fundamentais para a satisfação dos participantes do evento, (3) os participantes do evento são um mercado adicional, e (4) aqueles que visualizam o evento a partir da internet ou da televisão formam um mercado totalmente diferente.
- Utilize os meios de comunicação social para passar a sua mensagem com pouco ou nenhum custo. Desde e-mail até as redes sociais, já existem várias maneiras de economizar dinheiro enquanto envia uma mensagem. Crie páginas especialmente para os eventos em sites de redes sociais como facebook. Use sites como “locais” no qual você pode vender os ingressos, receber pagamentos e efetuar reembolsos.
- Certifique que a sua divisão do trabalho reflete a realidade. Grandes eventos exigem não apenas equipes de profissionais a longo prazo, mas também ajudantes temporários e voluntários. Cada um desses subgrupos tem suas próprias necessidades especiais e metas. Os voluntários são um grupo especialmente importantes, pois podem ser insultados e sair a qualquer momento. Ao trabalhar com voluntários lembre-se que o seu “salário” é a satisfação que você fornecer para eles. Lembre-se que a sua equipe de funcionários pagos e não-pagos forma o seu recurso mais precioso. Se a organização do evento usa esse recurso com sabedoria, pode reduzir muito os custos e transformar aquilo que poderia ser uma perda em lucro.
- Encontre maneiras de cortar custos, pesquisando padrões de viagem. Estude os padrões de viagem dos participantes do evento, trabalhe com locais de interesse turístico para encontrar maneiras de cortar custos, crie formas para que as pessoas queiram compartilhar os custos do evento através de patrocínios, conheça as celebridades ou consiga doações. Lembre-se que quanto mais dinheiro é recolhido, menos o público terá de pagar e os participantes do evento ficarão mais satisfeitos.
- Desenvolva prazos flexíveis. Não importa o quanto você planeja bem, as coisas mudam ao longo do tempo. Há mudança de prestadores de serviço, as pessoas começam a novos negócios, morrem ou se aposentam, as condições meteorológicas podem produzir atrasos imprevistos. O truque é praticar a arte da redundância; tenha numerosos planos de backup e assuma que a maioria das coisas vai levar cerca de 20% mais tempo para realizar do que era esperado. Além disso, muitas indústrias que fornecem bens e serviços para um evento podem praticar o que chamamos de “custos oportunistas.” Isso significa que eles podem fazer subir os preços e o organizador de eventos não terá outra alternativa senão pagar. Para evitar estes problemas, tente assegurar fontes múltiplas, faça compras de forma antecipada e feche contratos a preço fixo com os prestadores de serviços.
