Encontrar Grandes Negócios de Congressos
August 2010
Congressos, disfarçados de feiras internacionais, podem mesmo ser uma das mais antigas formas de capitalismo. Desde que as pessoas deram inicio às trocas comerciais, uns com os outros, houve a necessidade de se juntarem, de trocar ideias e encontrar novas maneiras de apresentar os seus produtos, serviços ou ideias. No mundo de hoje, congressos são grandes negócios. Desde os tempos Bíblicos, as pessoas perceberam que, vender um produto quer dizer mais do que simplesmente ter um bom produto, precisa também de ter uma boa apresentação e de uma forma acessível. Um dos maiores erros de exposições e feiras internacionais é a forma como se enche o expositor ou tê-lo tão barulhento que as pessoas simplesmente nem conseguem pensar. Os Delegados não assistem apenas à feira como parte do congresso, agora chamado de “exhibit hall”, muitas vezes também usam o seu dinheiro do congresso, para fazer umas mini férias para além da sua viagem de negócios. Na realidade não é invulgar agora, que os delegados dos congressos tragam consigo os membros da família juntamente com a ideia de misturar negócios com prazer.
Da perspectiva de viagens e indústria do turismo, os congressos providenciam um aumento económico significativo para a comunidade de acolhimento. As pessoas que trabalham em congressos ou atendem as pessoas em grande número de serviços, desde hotéis a electricistas, ou desde encontrar e marcar bons restaurantes a transportes. Além disso, expositores podem precisar serviços de frete, coordenadores internos, e pessoas para montar e desmontar expositores. Nos dias de hoje, congressos também precisam de um grande número de seguranças para evitar não só quaisquer pilhagens, mas também, para protecção daqueles que estão a exibir e em visita da exposição.
Para que se ganhem congressos e se tire o maior proveito dos negócios de congressos, “Turismo & Mais” oferece-lhe as seguintes ideias e sugestões:
- -Determine se a sua cidade/localidade é apropriada para congressos. O que torna a sua localidade especial? Que tipo de congressos seriam apropriados à sua comunidade? Que tipo de congressos poderiam não estar de acordo com a sociologia da sua comunidade?
- -Conheça a concorrência e o que ela oferece. Por exemplo, assegurar que a sua localização é central, então determine em relação a quê? A realidade é que todas as comunidades têm localização central em relação a qualquer coisa. O que faz a sua localização especial? Qual a qualidade das artérias de transporte e como são cooperantes os agentes da lei para ajudar os viajantes em caso de necessidade? Lembre-se que quase qualquer cidade diz que na sua região que se oferece hospitalidade “à antiga” e. que as suas gentes são especiais. A maioria dos organizadores de eventos interpretam estas declarações como, na realidade, a sua comunidade não tem nada de especial a oferecer.
- -Não procure congressos maiores (ou menores) do que a sua cidade pode. Muitas vezes as comunidades não pensam em toda a logística necessária para um congresso. Se está à procura de atrair um congresso saiba que tipo de hotéis tem para oferecer, quão perto estão os restaurantes e que tipo de serviços o Centro de Congressos terá. Por exemplo, o seu Centro de Congressos, está equipado com centro de comunicações, oferece linhas telefónicas ou deverão os delegados depender unicamente de telemóveis? O serviço de táxis no Centro de Congresso é eficiente?
- -Nunca prometa um potencial congresso ao qual não consegue dar resposta. Certifique-se que aqueles que procuram o negócio de Congressos para a sua comunidade, que aquilo que é prometido é real e realizável. Planeadores de eventos sabem muito bem como separar ofertas honestas das ofertas vigaristas. Coloque sempre o seu melhor pé à frente e um sorriso na sua cara. A realidade é que pode nunca vir a saber o que o faz ganhar (ou perder) um negócio para a realização de um congresso. Trate uma e cada pessoa como se este fosse o congresso que fará ou não a sua comunidade.
- - Se o seu Centro de Congressos está perto de um bairro menos seguro, elabore um plano de segurança com o departamento da polícia. Basta um pequeno, mas bem publicitado incidente para destruir a reputação de um congresso da cidade. Trabalhe cuidadosamente com o departamento de polícia local, para que a segurança providenciada seja atempada e cortês. De forma semelhante, faça tudo que for possível para melhorar a paisagem, e a beleza ambiental das imediações do Centro de Congressos. Lembre-se que a área que circunda o seu Centro de Congressos é a que mais vai impressionar os seus visitantes.
- -Desenvolva um quadro local dos negócios, serviços e cidadãos estão dispostos a tornar a sua comunidade uma Comunidade de Congressos. Lembre-se que congressos também lhe trazem dinheiro quando os delegados vão para fora do Centro de Congressos e vão até à comunidade. Se a sua comunidade tiver um serviço ao cliente muito pobre ou simplesmente não é amistoso para com os turistas, então os congressistas vão falar mal da sua experiência em vez do próprio congresso. Quantos mais delegados apreciam a sua comunidade muito mais provavelmente voltarão como visitantes de lazer ou mesmo recomendando o local à sua família e amigos.
- -Encorajar os membros da comunidade local para oferecer brindes a todos os congressistas. Especialmente numa economia com tantos desafios, os brindes são uma boa fonte de publicidade, permitindo que se crie um bom interface entre os negócios locais e os novos potenciais clientes. Muitas vezes os visitantes providenciam um tipo de feedback que as pessoas locais nunca dariam. Encorajar os expositores a usarem cores simples mas atraentes com e designs que atraem pessoas ao seu espaço; quando o espectáculo criado requer discussão pessoal então, tenha a certeza que há sempre pessoas disponíveis para atender. As regras básicas de serviço ao cliente são ainda mais necessárias quando a sua comunidade recebe um congresso. Assim, o congresso será de custo eficiente. Por exemplo, os organizadores de eventos vão lembrar o facto que providenciou ofertas individuais para as mesas e os congressistas vão lembrar que foi providenciado livre acesso de Internet.
Disponha actividades, restaurantes e listas de actividades para antes, durante e depois do congresso. Congressos encerram oportunidades para a sua comunidade se fazer notar. Lembre-se que todos os envolvidos no evento podem ser visitantes ou fontes potenciais de receitas.
