La Parte Economía en la Planeación de Eventos
March 2012
Cada año las naciones alrededor del mundo compiten por eventos mayores. Estos eventos pueden ser desde eventos deportivos hasta eventos políticos desde convenciones mayores hasta festivales religiosos. En todos los casos, y a pesar de sus temas tan diferentes, estos eventos son juzgados no solo por su calidad sino por su éxito o fracaso económico. No importa como llamamos un evento o cual sea su propósito, en algunos niveles de eventos están los que eligen un negocio o un local pero ignoran el lado de negocio del evento, al final sufrirán no solo el fracaso económico sino también tendrán que lidiar con publicidad negativa y una vuelta potencial de empleos. Para ayudarlo a enfocarse en el lado de negocios de los eventos mayores, Turismo & Mas le ofrece las siguientes sugerencias.
- La fuerza y el éxito de un evento depende de la habilidad de la gerencia del evento para integrar sus muchas sub-partes. Los eventos mayores necesitan planearse con mucha anticipación. A pesar del hecho de que parecen simples, los locales necesitan empezar a preocuparse acerca de todo desde el servicio al cliente del evento hasta la seguridad del mismo. Cada uno de los factores que componen el evento necesita integrarse de tal manera que todos los aspectos del evento interactúan en una manera precisa y sin costuras.
- Emplee estrategias grandes de seguridad turística y de manejo de riesgo. Asegúrese de enlistar todo lo que puede ir mal y entonces desarrolle un plan basado en modelos de probabilidad. La buena seguridad del evento significa proteger no solo a los que atienden y el sitio mismo de cualquier daño, sino también preocupándose de la viabilidad económica del evento y su reputación. Los eventos internacionales no solo son un objetivo del terrorismo sino también se pueden convertir en un lugar donde las enfermedades y pandemias se pueden esparcir rápidamente.
- Planee a largo plazo más que a corto plazo. Si el evento requiriera i=una construcción especial, tales como las villas Olímpicas, o el aumento de las facilidades de transporte, entonces planee por vida después de que el evento ha terminado. Los mega eventos pueden proveer a los locales con la oportunidad de traer el desarrollo de la mayor infraestructura. Cuando desarrolle estas mejoras en la infraestructura asegúrese de que son parte de un esfuerzo coordinado e incluya a la población local, las fuerzas de seguridad locales, y aquellos grupos que se preocupan por el impacto ambiental y los asuntos de embellecimiento. Lo que es esencial recordar es que uno puede usarlo pobremente, tanto que en el estado posterior del evento hay deterioro o las autoridades locales pueden usar el evento pueden usar el evento como un estimulo para la renovación económica.
- Hay una multitud de mercados para eventos mayores. Muchas entidades turísticas asumen que los eventos mayores tienen solo un mercado. Nada podría estar mas alejado de la verdad. Cuando mercadee un evento mayor o cualquier evento, considere que usted tiene los siguientes mercados. (1) los medios de comunicación no solo son un medio de mercadear sino que pueden ser también el mercado mismo. Hacer que los medios de comunicación tengan una actitud positiva hacia su evento requiere de una estrategia. (2) la población local es un mercado secundario. Estas son personas que aun cuando no son directamente responsables del evento, son un elemento clave para que los que atienden el evento tengan una actitud a largo plazo hacia la localidad anfitriona. (3) los que atienden el evento son un mercado adicional, y (4) aquellos que ven el evento desde una perspectiva en el Internet o por televisión forman un mercado totalmente diferente.
- Use los medios sociales para promover su mensaje a bajo o no costo. Desde los correos electrónicos hasta los medios sociales ahora hay maneras múltiples de ahorrar dinero mientras da a conocer su mensaje. Cree páginas de eventos especiales en sitios de medios sociales tales como facebook. Use los sitios de red como “locales” en los que puede vender boletos, colectar pagos y proveer regreso de fondos.
- Asegúrese de que su división de labores refleja la realidad. Los eventos mayores requieren no solo de empleados profesionales a largo plazo, sino también ayudantes temporales y voluntarios temporales. Cada uno de esos sub grupos tiene sus necesidades y objetivos especiales. Los voluntarios son un grupo especialmente importante que se pueden ser insultados y renunciar en cualquier momento. Cuando trabaje con voluntarios recuerde que su “paga” es la satisfacción de que usted le provee. Recuerde que sus empleados con y sin paga forman su más precioso recurso. Si la organización del evento usa estas fuentes sabiamente puede cortar a la mitad muchos costos y volver lo que podría ser una perdida en una ganancia.
- Encuentre maneras de cortar costos investigando patrones de viaje. Estudie los patrones de viajes de los participantes, mantenga los vehículos llenos, trabaje con las avenidas locales para encontrar maneras de cortar costos, cree maneras para que la gente quiera compartir los costos de los eventos por medio de patrocinios, reúnase con las celebridades o donadores. Recuerde que mientras mas dinero se colecte menos dinero tendrá que pagar el publico asistente y serán mas felices.
- Desarrolle límites de tiempo flexibles. No importa cuan bien planee las cosas, las cosas cambian con el tiempo. Los proveedores de servicios cambian, la gente empieza negocios nuevos, la gente muere o se retira, y las condiciones del clima pueden producir demoras imprevistas. El truco es practicar el arte de la redundancia; tener numerosos planes de respaldo y asumir que la mayoría de las cosas tomara un 20% mas de tiempo para completarse que cuando se contemplo originalmente. Además, muchas industrias que proveen bienes y servicios para un evento pueden ver “costos oportunos.” Esto significa que asumen que pueden alzar los precios, y los planeadores del evento no tendrán mas alternativa que pagar. Para evitar estos problemas, atente asegurar los recursos múltiples, compre con anticipación y demande contratos que aseguren que los proveedores de servicios respeten los precios.
