Preparándose para eventos mayores
July 2012
Este verano muchos ojos alrededor del mundo estarán en Londres, Inglaterra y los Juegos Olímpicos de Verano. Tal vez la premier del evento deportivo empezara el 27 de julio y continuara hasta el 12 de agosto. No es necesario decir que, un evento tan grande como ese, aun para una ciudad tan grande como Londres no es un asunto simple. Organizar un evento tan grande no es un asunto fácil. Por ejemplo las Olimpiadas tendrán mas de 23,000 profesionales en seguridad y se estima que solo la seguridad costara mas de un billón de libras esterlinas Británicas (alrededor de $1,600,000,000 dólares americanos).
De hecho el costo para realizar un evento tan grande es tan alto que algunos bromean que los países que perdieron sus Olimpiadas son los verdaderos ganadores. Como es en cualquier gran evento, lo que realmente importa no es el costo inicial del evento sino el resplandor que queda después del evento. Si el evento fue un éxito entonces el impacto a largo plazo es tal que la localidad reunirá mucho más que su inversión inicial. Por otra parte, si el evento tiene una crisis mayor o recibe publicidad negativa, entonces la inversión no solo fue un error, sino que la localidad debería estar preparada tanto para publicidad negativa como para un levantamiento político. A pesar de que la mayoría de las ciudades nunca alojaran un evento tan grande como los Juegos Olímpicos, los eventos mayores son una parte aun-mas grande de las ofertas de las localidades turísticas. De hecho podemos argumentar que desde la perspectiva del gerente de eventos, cada evento es un evento mayor, y cuando la gente viene a su comunidad ellos lo juzgan en la misma escala como si fuera un evento Olímpico. Desde esta perspectiva cuando una localidad o ciudad aloja un evento, ya sea deportivo, político o de negocios, el evento debería ser visto como un evento mayor. Para ayudarlo a prepararse para sus eventos (sin importar el tamaño) Probaditas Turísticas le ofrece las siguientes sugerencias.
Eventos Deportivos y de Deportes
Usted solo tiene que leer cualquier diario alrededor del mundo para determinar el impacto de un espectador de deportes. Por ejemplo la Copa Mundial de fútbol soccer es probablemente el evento mas visto alrededor del mundo. Mientras que no cada ciudad alojara los juegos alrededor de la copa mundial las localidades alrededor del mundo alojan una variedad de eventos deportivos y políticos. Desde los juegos del soccer al fútbol americano colegial; desde los torneos de tenis hasta los encuentros de natación; desde las convenciones políticas hasta la carrera de las elecciones, cada uno de estos eventos juega su parte en la industria turística. Cuando se prepara para un evento deportivo o político, sin importar su tamaño considere las siguientes maneras de volver al espectador de un evento en una experiencia interactiva e inolvidable:
- Los eventos deportivos no solo aumentan su economía, sino también aumentan la salud y forma de los visitantes en su comunidad. El deseo por la Buena salud y un cuerpo en forma también son parte del turismo de deportes. En su publicidad turística asegúrese de enlistar donde están los gimnasios y donde están las facilidades deportivas públicas y cuando están abiertas al publico. No olvide actualizar los horarios y los costos de entrada.
- Conozca las condiciones de las facilidades de atletismo de su comunidad. Tal ves no hay nada tan destructivo para la industria turística como enviar a alguien a una facilidad de atletismo que esta en mal estado. Si la alberca municipal esta en condiciones pobres es preferible que no la anuncie. Si sus facilidades de deportes de participación no están al día, no las promueva.
- Mantenga buenas listas médicas, y ponga los números de emergencia en lugares donde los eventos atléticos se realizan. Todos los eventos deportivos tienen un elemento de riesgo. El riesgo es aun mas peligroso para el turista que no sabe donde buscar ayuda medica en caso de emergencia. Sus materiales de información deben incluir farmacias de 24 horas, salas de emergencia de hospitales y dentistas que visitan huéspedes fuera de la ciudad.
- Considere las consecuencias legales de los eventos de atletismo. En la sociedad actual donde las litigaciones se han convertido un estilo de vida, revise con las oficinas legales de su comunidad acerca de la necesidad de renuncia de responsabilidad cuando se conducen torneos públicos. Siempre es una buena idea revisar junto con sus empleados legales las facilidades atléticas que promueve.
- Cuando de trata de eventos menores, mejore el reconocimiento de su nombre. No pierda la oportunidad de obtener mayor reconocimiento de su nombre desde sus eventos atléticos y torneos locales. Notifique los medios, del evento, con mucha anticipación y obtenga resultados brillantes poniendo fotos de sus campeones locales en el periódico, o en la televisión o en su sitio red.
Eventos Familiares y de Negocios
Los eventos familiares y de negocios, tales como exhibiciones comerciales, han sido una parte importante de la industria turística desde hace mucho tiempo. Desde bodas hasta bar mitzvahs, desde reuniones familiares hasta encuentros de negocios y convenciones, estoe eventos agregan una gran cantidad de ingresos a las economías locales. En algunos casos, los intercambios comerciales y los encuentros de negocios pueden ser un trabajo masivo que involucra miles de personas, en otros casos el evento familiar o de negocios es mucho mas intimo, pero en todos los casos hay oportunidades no solo para hacer dinero sino para presumir si comunidad y ganar visitantes que regresaran una y otra vez.
Desde la perspectiva del la industria turística estos eventos personales y de negocios proveen un numero de retos y oportunidades importantes. Por ejemplo aun un intercambio de comercio pequeño o mediano atrae tanto como 10,000 personas de fuera de la ciudad que llenaran habitaciones de hotel y comerán en establecimientos locales.
Por muchas de las razones mencionadas arriba los profesionales del turismo compiten para ganar compartir el mercado de las exhibiciones de intercambio comerciales. También se dan cuenta que la gente que va a su comunidad para las exhibiciones de intercambio comercial pueden regresar mas tarde para recreación y diversión adicionales.
Para obtener los mejores resultados desde el primer encuentro considere lo siguiente:
- Provea información clara y precisa acerca de que servicios puede proveer la comunidad local por y para los anfitriones de las exhibiciones de intercambio comercial, sus familias, huéspedes y participantes. Asegúrese de que la información de su comunidad aparece en un tamaño de letra que es fácil de leer para la mayoría de la gente. Del mismo modo provea información en relación a locaciones secundarias y terciarias que son claras y no aglomeradas. Para evitar estos problemas cree “Listas de chequeo de exhibición comercial” que se pueden revisar con los organizadores del evento antes de empezar el evento.
- No sobreestime lo que puede manejar. Muchas comunidades “muerden mas” de lo que pueden masticar. Recuerde que el éxito de la exhibición es determinada no solo por lo que toma lugar en la exhibición, sino también por lo que sucede fuera del area de exhibición.
- Use la seguridad como una herramienta para atraer encuentros de negocios, ferias y aun eventos familiares. Anime a la gente a considerar exhibiciones después del evento o vacaciones de reunion familiar en su comunidad. Estos eventos son lugares donde toda clase de mercancía esta disponible y esos puntos son objetivos fáciles para los delincuentes. Una manera de ganar eventos nuevos es demostrar a los anfitriones potenciales que hay un plan total de seguridad y que el departamento de policía local ha sido entrenado en asuntos de seguridad turística.
- Sea generoso. Piense en regalar bolsas promocionando productos y servicios, postres interesantes e información regular actualizada de cosas que hacer antes y después del horario del evento. Asegúrese de que su comunidad es parte del evento de intercambio comercial, reuniones de negocios o reuniones familiares mas que ser meramente una localidad pasiva en la cual ocurre el evento.
En el caso de las convenciones de negocios y las ferias, pregúntese a si mismo quien esta exhibiendo en su comunidad y cuales son sus necesidades especiales. La mejor manera de obtener resultados brillantes es atraer exhibiciones para demostrar que usted entiende lo que los anfitriones de las ferias necesitan y que usted tiene un plan para suplir sus necesidades. Asegúrese de demostrar al anfitrión del evento que usted entiende quien es su audiencia objetivo y cual es el mensaje que trata de enviar. Tome el tiempo de preguntar a los organizadores como definirán el éxito de su evento y que parte de la industria turística local puede intervenir para asegurar que se cumplan sus objetivos.
Recuerde que en realidad hay dos exhibiciones ocurriendo al mismo tiempo. La primera es la exhibición actual en el cual los mercaderes están exhibiendo sus productos. La segunda exhibición es que su comunidad también se esta exhibiendo. Para ganar resultados brillantes use el toque personal y un sentido de cuidado para distinguir su comunidad de otras comunidades que también están buscando atraer los negocios de intercambio comercial (ferias).
