Produciendo los grandes eventos
January 2011
Los grandes eventos son una parte importante del turismo. Ya sean conferencias o convenciones, eventos deportivos o peregrinaciones religiosas, los eventos grandes impactan casi cada área de la industria turística. Los eventos grandes significan ocupación hotelera, compras en establecimientos al menudeo locales, comida comprada para y durante el evento y un aumento en las ganancias de los restaurantes y entretenimiento. Los grandes eventos también le ofrecen a la comunidad local una aproximación sin-peligro a la plantación turística. Mientras que el mercado para el turismo de reposo esta abierto a subidas y bajadas debido a cosas tales como un cambio en las condiciones climáticas hasta un acto de violencia, los eventos grandes producen una población mucho mas estable. En el mundo de los eventos grandes la mayoría de la plantación se hace con mucho tiempo de anticipación y tal evento esta menos sujeto a las fluctuaciones del mercado.
Por otra parte, hay una competencia cerrada entre locales por el negocio de los eventos grandes, y en algunos casos, se presenta como una competencia deportiva en la que el equipo ganador es el que determina quien será la comunidad anfitriona.
Los eventos cubren una amplia variedad de terrenos, desde cenas para recaudar fondos hasta una partida política, desde eventos deportivos hasta reuniones escolares, desde conferencias académicas y profesionales hasta reuniones familiares y experiencias religiosas, todos son eventos y todos ayudan a la salud económica de la comunidad. Para ayudarlo a obtener las mejores reuniones y eventos especiales para su comunidad considere lo siguiente:
- Si usted atenta atraer un evento especial nuevo, estudie cada aspecto del evento previo a su intento por ganarlo. A menudo las comunidades compiten por eventos especiales simplemente porque no hacen su tarea. Antes de hablar con un especialista de eventos, asegúrese de que usted sabe los básicos: ¿Cuales son los datos demográficos del evento? ¿Cuales son las necedades especiales? ¿ Que es lo que no desean? ?Como cuadran sus fechas con las de usted? Por ejemplo, si usted trata de conseguir una convención religiosa o evento especial, usted puede considerar que bebidas se sirven y lo que necesita evitar.
- Para obtener la mejor ventaja competitiva considere sus fortalezas y sus debilidades. Es esencial hacer una buena evaluación de lo que su comunidad tiene para ofrecer para un evento. Haga preguntas como: ¿Que tan competitivo es su margen de precios? ¿Sus empleados hablan varios idiomas? ¿Que piensas sus clientes potenciales acerca de lo que usted tiene para ofrecer y acerca de lo que otros ofrecen?
- Asegúrese de conoce las respuestas de lo que en Ingles se llama las preguntas “W” básicas. (Who – Quién, Why – Por qué, When – Cuándo, y Where – Dónde) Estas son preguntas esenciales que producen no solo eventos exitosos sino que también crean publicidad positiva de boca en boca. Asegúrese de puede contestar ampliamente: ¿Quien organiza el evento y para quien esta destinado? ¿Por que se esta llevando a cabo el evento? ¿Cuando se llevara a cabo? ¿Donde quieren realizar el evento y son adecuadas sus facilidades? ¿Que expectativas tienen los planeadores del evento y puede usted realizar sus expectativas?
- Desarrolle listas de revisión sofisticadas. Asegúrese de que su lista de revisión va mas allá de lo básico. Incluya cosas tales como: ¿Que requerimientos VIP necesitara el evento especial? ¿Los planeadores de turismo necesitan que usted haga citas con el jefe de bomberos y otros oficiales de la ciudad? ¿Que pasara si el aeropuerto cierra? ¿Necesita usted coordinarse con un servicio de ambulancia? ¿Que problemas pueden enfrentar los que atienden el evento cuando salen lugar del evento? ¿Que necesitaran, los que van al evento, en cuanto a asuntos políticos, religiosos y sociales?
- Conozca que amenazas pueden acechar el evento. Por ejemplo, si usted se encuentra en una zona de huracanes, la conferencia es propensa a peleas políticas que pueden impactar su local, la conferencia es una clase de imán para terroristas, o la conferencia se convierte en un disturbio para locales comerciales y ciudadanos de la comunidad? Por ejemplo, los eventos políticos a menudo requieren que las calles se cierren, los patrones de trafico se cambian y otras molestas e inconvenientes para los ciudadanos locales. Mientras que estos no son amenazas a los que atienden la convención, estos se pueden convertir en amenazas para la sanidad de la población local y a otros negocios.
- Decida lo que es el mejor uso de su tiempo. Los eventos están realmente controlados en momentos y tiempo en los cuales se hacen las memorias. De tal manera, la forma en que usted maneje su tiempo impactara el éxito o el fracaso de un evento. Cuando trabaja con un gerente de eventos pase tiempo aprendiendo quien esta a cargo de cada uno de los aspectos del mismo.
- Aprenda cuales son las necesidades de tiempo y prepare una línea del tiempo para su papel en el evento. A menudo son las cosas pequeñas las que ganan a un cliente o hacen especial un evento. Tener una línea del tiempo significa que hay menor oportunidad de pasar algo por alto o de cometer algún error. Las líneas del tiempo deberían indicar no solo cuando algo va a empezar sino también cuando será completado.
- Ofrezca el mayor apoyo tecnológico posible. En el mundo actual que es tanto rápido como de habilidades múltiples, la tecnología reina. Los hoteles que cobran por el internet se están dando a si mismos y a su comunidad un mal servicio. Haga saber a sus gerentes de eventos la tecnología con la que usted cuenta. No sobre prometa, muchos gerentes de eventos y gente de negocios no perdonan cuando se trata de no entregar la pieza de equipo prometida.
- Nada gana mas a la gente que una buena sobrias y el deseo de hacer las cosas bien. No importa que tan bien planeado esta un evento, algo ira mal. La mayoría de la gente entiende que ciertas cosas ocurrirán, lo que no es aceptable es rehusarse a reconocer esos errores y corregirlos. Decir simplemente “lo siento” no es nada mas que una manera educada de evadir responsabilidad. No haga excusas, haga las cosas bien y corríjalas con una sonrisa alegre.
La línea del fondo es que los eventos grandes son una forma de turismo y la esencia del turismo es el servicio al cliente. La comunidad que olvida esta regla básica esta jugando con su industria turística y su reputación.
