Realizando Grandes Eventos
January 2011
Grandes eventos são uma parte importante do turismo. Sejam eles conferências de acontecimentos ou convenções, acontecimentos desportivos ou religiosos, os grandes eventos provocam impacto em quase todas as áreas da indústria do turismo. Realizar grandes eventos significa aumento na ocupação hoteleira, aumento das compras nos estabelecimentos locais, alimentos comprados para e no evento e aumento do rendimento dos restaurantes e na área de entretenimento. Os grandes eventos também possibilitam que a comunidade local tenha acesso ao turismo de forma planeada. Enquanto o mercado turístico de lazer está sujeito a oscilações devido a alterações nas condições do tempo ou a um acto de violência, os grandes eventos produzem uma procura muito mais estável.
No contexto dos grandes eventos, as despesas são realizadas com antecedência e, assim como os eventos, são menos sujeitas a flutuações de mercado. Por outro lado, existe uma grande competição relativa ao local de realização dos grandes eventos e, em alguns casos, como em alguns tipos de campeonatos de desportos, é a equipa vencedora que determina quem será a comunidade anfitriã.
Os acontecimentos cobrem um vasto leque de áreas, de jantares para arrecadar fundos para campanhas políticas, eventos de desporto, reuniões escolares, conferências académicas a reuniões familiares ou experiências religiosas, todos são eventos e todos adicionam à saúde económica da comunidade. Para ajudá-lo a receber as melhores reuniões e eventos especiais para a sua comunidade considere o seguinte:
- Se você pretende atrair um novo evento especial, estuda cada aspecto do evento antes de realizar licitação para ele. Frequentemente as comunidades competindo para eventos especiais simplesmente não fazem o seu dever de casa. Antes de falar com um especialista em eventos, assegure-se que sabe os fundamentos: Quais são os aspectos demográficos? Quais são as suas necessidades especiais? O que eles não precisam? Como as suas datas combinam com as deles? Por exemplo, tratando-se de uma convenção religiosa ou evento especial, pode querer determinar quais bebidas servir e o que deve ser evitado.
- Para alcançar a melhor vantagem competitiva considere as suas forças e fraquezas. Fazer uma boa avaliação acerca daquilo que a sua comunidade tem que oferecer um evento é essencial. Faça perguntas como: Qual a sua posição competitiva de mercado no que refere aos preços? Seus empregados são multilingues? O que os potenciais clientes pensam sobre o que tem para oferecer e sobre o que outros oferecem?
- Assegura-se que você sabe as respostas para o que, em inglês, são as chamadas “w questions”. Who-quem, why-por quê, where-onde, e what-que) Estas são as perguntas essenciais que produzem não apenas eventos bem-sucedidos mas criam uma positiva publicidade boca-a-boca. Assegure-se que pode responder completamente: Quem realizará o evento e para quem ele é realizado? Por que eles realizam este evento? Quando o evento acontecerá? Onde eles querem realizar o evento? As suas instalações são adequadas? Que expectativas os planeadores do evento têm e você pode atender estas expectativas?
- Desenvolva um checklist sofisticado. Assegure-se que o checklist vai além do básico. Inclua itens como: Quais as solicitações VIPs são necessárias neste evento? Os planeadores do evento necessitam que você marque encontros com o responsável pelo Corpo de Bombeiros ou outros funcionários da cidade? O que acontece se o aeroporto fecha? Você precisa solicitar um serviço de ambulância? Que problemas podem ocorrer às pessoas quando estão fora do local do evento? Que sensibilidade política, médica, religiosa ou social o público do evento pode ter?
- Saiba a que ameaças o evento pode ser submetido. Por exemplo, você está em uma zona de furacão? Esta conferência é susceptível de ter lutas políticas que possam ter impacto na sua localidade? Este acto de conferência atrai o terrorismo? A conferência poderá tornar-se numa perturbação para as empresas locais e cidadãos? Por exemplo, eventos políticos muitas vezes exigem condicionamento ou encerramento de ruas, os padrões de tráfego podem ser modificados, além de provocar outros inconvenientes aos moradores locais. Enquanto estas situações não representam uma inconveniência para o participante do evento, podem tornar-se “ameaças” para a sanidade da população local e para outras empresas.
- Decida qual é o melhor uso do seu tempo. Os eventos são realmente momentos controlados no tempo em que as memórias são feitas. Como tal, como você administra seu tempo terá impacto no sucesso ou fracasso de um evento. Ao trabalhar com um gestor de eventos utilize um momento para compreender quem está no comando de cada um dos aspectos eventos
- Saiba quais as necessidades de tempo do evento e prepara uma linha de tempo para todo o evento. Muitas vezes são as pequenas coisas que garantem mais um cliente ou fazer de um evento especial. Ter uma linha do tempo significa que há menos chance de um engano ou um descuido. As linhas do tempo devem indicar não só quando há algo a ser iniciado, mas também em que altura deve ser concluído.
- Oferece o melhor suporte tecnológico possível. No mundo de hoje a tecnologia é fundamental. Deixe o seu gestor de evento conhecer a tecnologia que dispõe. Não faça promessas, muitos gestores de eventos e pessoas de negócios estão implacável quando se trata de não entregar parte da tecnologia prometida.
- Nada ganha de novo as pessoas como um sorriso e a vontade de fazer isso bem. Não importa quão bem o evento seja planeado, algo vai dar errado. A maioria das pessoas entende que irá ocorrer contratempos, o que não é aceitável é a recusa em reconhecer estes erros e corrigi-los. Dizer simplesmente “desculpa” nada mais é do que uma maneira educada para evitar a responsabilidade. Não dê desculpas, faça o certo e faça que dê tudo certo, com um sorriso alegre. A conclusão é que os grandes eventos são uma forma de turismo e que a essência do turismo é o atendimento ao cliente. A comunidade que esquece esta regra básica está a jogar com a indústria do turismo e a reputação.
